Projektet fokuserer på at implementere Lean-principper i sekretariatets administrative processer for at reducere spild, øge effektivitet og sikre bedre ressource udnyttelse. Et centralt område er håndteringen af opgaver som oprettelse af patientsager, hvor tre sekretærer i dag arbejder parallelt og overlappende.

Baggrund

I den nuværende arbejdsproces arbejder de tre sekretærer simultant og individuelt på de samme typer opgaver – fx oprettelse af patientsager – uden systematisk koordination eller opbygning af batches. Dette resulterer i flere konkrete problemer.

Ressourcespild gennem duplikering og ineffektivitet

Hver sekretær starter og afslutter opgaver fra bunden (fx login i systemer, søgning efter patientdata, indtastning af standardoplysninger). Dette gentages unødigt mange gange dagligt, hvilket øger den samlede tid per opgave.
Eksempel: Hvis der kommer 15 nye patientsager ind løbende, behandler hver sekretær måske 5 ad gangen uafhængigt, hvilket betyder 3 separate “opstartsfaser” i stedet for én samlet.