Sygeplejersker på Nefrologisk Afdeling på Rigshospitalet oplever store udfordringer med deres booking- og kalendersystem. Dobbeltarbejde, forsinkelser og et uoverskueligt overblik på grund af kalendersystemet er ifølge sygeplejerskerne med til at påvirke deres workflow i en forkert retning. Afdelingen ønsker hjælp til forbedring af dette system for at højne effektiviteten, arbejdsgangene og patientsikkerheden.

Baggrunden for udfordringen
Når patienter skal bookes ind til deres ugentlige dialyseaftaler, registreres deres aftaler i Sundhedsplatformen. Dialysepatienterne har oftest 3-4 ugentlige aftaler. Hvis en dialyseaftale enten skal aflyses eller ændres til en anden dato, skal patienten ringe til afdelingen og informere om det, eller fortælle det til sygeplejerskerne i forbindelse med et besøg på afdelingen.

I et sådant tilfælde noterer sygeplejerskerne ændringer på aftalen på et stykke papir, eller prøver ganske enkelt at huske på det. Efterfølgende går sygeplejerskerne til oversygeplejerskens kontor for at skrive de nye aftaler ned på en fysisk hovedkalender eller i en tredje separat kalender, som bruges til udelukkende at notere ændringer i aftaler. Det bliver her oversygeplejerskens ansvar at opdatere hovedkalenderen, så den er ajourført fra dag til dag. Desværre er dette ikke altid tilfældet.

I hovedkalenderen markerer en stjerne, at patienten har behov for en seng, og ingen stjerne betyder, at patienten blot skal have en stol. Andre behov, som sygeplejerskerne bør være opmærksomme på, noteres også her, eksempelvis hvis patienten er i isolation eller i aktiv kemoterapi.

Hver dag tjekker en sygeplejerske kalenderen for både nye ændringer og behov og skriver det derefter ned på et udprintet papir fra kalenderen i Sundhedsplatformen. Når kalenderen er blevet gennemtjekket af en sygeplejerske, markerer vedkommende det på hovedkalenderen, så oversygeplejerskeren kan se, at de andre sygeplejersker er opmærksomme på det.

Ifølge en sygeplejerske på afdelingen er denne proces en enorm kilde til frustration, idet processen omkring kalenderen ganske enkelt ikke virker optimalt. Somme tider oplever de eksempelvis på afdelingen, at de skal modtage patienter, som de ikke vidste ville komme, eller at den patient, der skal i dialyse, ikke er den patient, de havde forventet, og hvis journaler de derfor ikke har orienteret sig i.

Typisk skaber processen forsinkelser på dialyse, hvilket alene patienten betaler prisen for, idet det reducerer deres dialysetid den pågældende dag, fortæller en sygeplejerske. Sygeplejerskerne oplever desuden, at kalenderen medfører et dobbeltarbejde for dem og skaber et uoverskueligt overblik, da de både skal orientere sig på Sundhedsplatformen og i kalenderen i papirform. Flere ansatte på afdelingen har endda opsagt deres jobs, fordi processen i deres opfattelse har så negativ indflydelse på behandling af patienter og det generelle workflow på afdelingen.

Udfordringen
Afdelingen ønsker derfor hjælp til en løsning på dette problem – et forslag til, hvordan vi kan sikre en opdateret kalender for dialyseaftaler, modtagelse af patienter og ændringer i aftaler på nefrologisk afdeling. Afdelingen ønsker en proces eller et system, der ikke er lige så krævende, og som i højere grad kan digitaliseres og gøres mere simpel.

Det er vigtigt at få kigget på disse processer og forbedre dem, således at afdelingen undgår udfordringerne med dobbeltarbejde, forsinkelser og et overblik, der er mangelfuldt. At arbejde med casen vil være med til at højne effektiviteten, arbejdsgangene og patientsikkerheden på den specifikke afdeling, og vil bidrage til et bedre arbejdsmiljø for sygeplejerskerne.